¿Qué es la reingeniería de procesos? Averígualo aquí

Si tu ámbito de actuación (estudio o trabajo) es la administración, la economía, la producción o los negocios, este post te será de gran interés. Hoy hablamos de un tema sumamente actual, que tiene gran injerencia en las áreas que hemos mencionado: se trata de la reingeniería de procesos. ¿En qué consiste? ¿Qué fases comprende? ¿Cuáles son sus principales características? A continuación, todo esto y mucho más.

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Sin más vueltas, adentrémonos de lleno en el tema que te interesa: descubrir los principales aspectos de la reingeniería de procesos y su esfera específica de intervención.

Concepto de “reingeniería de procesos”

¿No sabes bien a qué se refiere esta expresión? Pues se trata de un enfoque administrativo que hoy es ampliamente aceptado por las empresas. Consiste, básicamente, en administrar procesos en lugar de funciones, modificando el diseño de los procesos propios de la entidad en vez de implementar modificaciones pequeñas. El objetivo último de este sistema es permitir una continua mejora de la producción.

De acuerdo con sus defensores, consiste en un método por el cual una compañía puede alcanzar cambios notables en su rendimiento, tomando como parámetros el coste en dinero, la duración del ciclo productivo, la calidad del bien ofrecido y el servicio al cliente. Tales transformaciones se logran aplicando distintas herramientas y estrategias dirigidas al negocio y al cliente directamente.

Es importante que todos los miembros de la organización conozcan cuáles son las metas trazadas en el plan económico de la empresa, por qué medios las pueden concretar y cuáles son los indicadores que miden el fracaso o el éxito. Según la reingeniería de procesos, la entidad tiene que canalizar sus esfuerzos a alcanzar objetivos que tengan en cuenta al cliente y sus valoraciones.

En este sentido, los llamados “criterios de valor” que se suelen tomar como parámetros son la calidad del producto, el tiempo que demanda su elaboración, su costo total en términos monetarios y el servicio brindado durante la venta y la posventa. Sobre estos indicadores es preciso actuar para poder incrementar la calidad del proceso productivo en un sentido global.

Entre las principales características de la reingeniería de procesos se encuentran las siguientes:

• Se reemplaza la voluntad de mejora continua por un plan de mejoramiento integral, radical.
• Se mantiene una fuerte orientación al mercado, procurando que los destinatarios del producto tengan a ese bien como el mejor del rubro.
• Se tiende a medir resultados por medio de factores no internos a la empresa, como por ejemplo, su participación en el mercado.
• Se pone atención en los procesos productivos básicos de la entidad.
• Se ponen en cuestionamiento los valores, supuestos y reglas propias de cualquier negocio.
• Se procura mejorar los tiempos de producción y llevar a cabo un monitoreo constante de la calidad (esto se encuentra relacionado con el control estadístico de procesos, tema que analizamos en el siguiente post).

Los autores más importantes de la teoría y el método de la reingeniería de procesos, hacen hincapié en que se debe mantener un panorama completo de los distintos elementos propios de una empresa. Cualquier organización productiva actual está integrada por los siguientes componentes:

• Acumulación de reservas.
• Fuerza de trabajo.
• Capacidad de reacción inmediata.
• Administración.
• Cultura organizacional.
• Destrezas funcionales.
• Nuevos activos.

Solo manteniendo en mente todos estos factores, la reingeniería de procesos puede ser aplicada de forma integral para cumplir con los principales objetivos de optimización: reducir los costes totales, posicionarse en el mercado como la mejor marca del rubro y lograr que los procesos productivos se renueven radicalmente.

Fases de la reingeniería de procesos

Tal como hemos explicado en otros artículos, cualquier proceso se encuentra compuesto de una serie de pasos, etapas o estadios, que es fundamental cumplir para poder llegar al objetivo final. En este sentido, tradicionalmente se consideran 3 fases en la reingeniería de procesos:

1. Descubrimiento: la empresa tiene que llevar a cabo una inspección de su propia posición en el mercado. Debe poder detectar su nivel de dominio en este sentido y cómo incrementarlo a través de una modificación sustancial de sus procesos productivos. Solo así será capaz de adoptar una visión estratégica que le permita liderar el mercado consumidor.
2. Re-diseño: tal como su nombre lo indica, esta fase consiste en detallar, planificar y organizar un nuevo diseño para los procesos de la empresa. Hay que hacer lo que ya se hacía de una nueva forma, que permita reducir costes, mejorar la calidad y consolidar el posicionamiento a nivel de marca.
3. Implementación: aquí nos encontramos en la aplicación concreta de la técnica de reingeniería de procesos. Se lleva a cabo la implementación del nuevo diseño para poder llegar a alcanzar las metas planteadas en la primera fase, de acuerdo al análisis de la situación realizado.

Es fundamental que la empresa se concentre en seguir cada uno de estos pasos en su orden respectivo, pues de lo contrario podría no llegar a alcanzar la meta final. Saltarse una de las etapas o alterarlas, equivaldría a poner en riesgo todos los esfuerzos realizados anteriormente.

Hasta ahora hemos brindado una definición bastante acotada del concepto de “reingeniería de procesos” (RP) y hemos mencionado pero también explicado cada una de las etapas que lo componen. No obstante, esta exposición no resulta suficiente para comprender el tema en toda su complejidad; y para que puedas comprobar cómo se aplica específicamente en la realidad, te invitamos a pasar al próximo apartado. En él te mostramos ejemplos concretos de los cambios que pueden darse en una empresa gracias a la técnica de RP.

Reingeniería de procesos: ejemplos

Tal como sugerimos en la sección anterior, ninguna explicación resulta lo bastante útil sin una bajada concreta a la realidad de todos los días. Por eso, aquí te mostramos algunas medidas, tareas, actividades y cambios que se proponen mediante la aplicación de la reingeniería de procesos en una organización.

• Se combinan distintas tareas en una sola.
• Se mezclan oficios y actividades en uno.
• Los empleados están autorizados a tomar decisiones de acuerdo a su nivel de responsabilidad.
• Los procesos son ejecutados de acuerdo a su ordenamiento natural (se respetan todas y cada una de las etapas diseñadas).
• Un trabajo puede presentar distintas versiones y se elige cuál aplicar según la situación.
• Las tareas se despliegan en el lugar adecuado para ello.
• Se reducen los controles, las inspecciones y verificaciones.
• Se intenta minimizar la coalición.
• Los gerentes mantienen un único punto de contacto.
• Se da prioridad a operaciones de carácter híbrido.
• Las actividades toman un perfil multi-dimensional y se encaran bajo distintos puntos de vista.
• Se produce una reestructuración empresarial: en lugar de departamentos, se prefieren grupos de trabajo por proceso.
• Se incrementa el nivel de comunicación entre los empleados y también con el sector directivo.

Cabe señalar que gracias a este sistema, se obtienen numerosos beneficios, como por ejemplo el hecho de que los directivos dejan de ambicionar el reconocimiento individual y se vuelven líderes del personal. Consiguen motivar a los distintos equipos de trabajo y capacitarlos para garantizar una alta productividad. Los gerentes ya no son supervisores, sino más bien entrenadores.

Por su parte, el trabajador se vuelve más autónomo porque se le da poder para desplegar sus actividades sin sufrir una vigilancia constante; y recibe verdadera educación en lugar de un mero entrenamiento. También es de destacar que las promociones laborales se brindan según las habilidades adquiridas y no de acuerdo al rendimiento (lo que evita tener la explotación como un valor).

Finalmente, debemos mencionar que la reingeniería de procesos flexibiliza mucho la estructura empresarial, que se vuelve más plana en lugar de ser verticalista (como tradicionalmente se ve en la historia de las organizaciones). De esta manera, se adapta más fácilmente a los cambios y circunstancias diversas del entorno. Hoy por hoy, las empresas que no se amoldan al contexto no son capaces de sobrevivir en un largo plazo.

Estos beneficios explican la razón de por qué la técnica viene siendo cada vez más utilizada en organizaciones comerciales de distinto tipo, más allá de su perfil productivo y rubro específico. En distintos países del mundo, esta herramienta ya es toda una tendencia y se invierte dinero y tiempo en aplicarla, porque vale la pena. Por tales motivos hemos decidido abordarla y explicártela en un post especializado.

Ahora que conoces de cabo a rabo el concepto de “reingeniería de procesos”, cuéntanos: ¿en qué vas a aplicarlo? ¿Te ha sido útil saber más sobre el mismo? Esperamos tus comentarios en la caja que se encuentra habilitada justo debajo de esta publicación. Antes de irnos, aclaramos que los enlaces que hemos utilizado en nuestro post son de procedencia segura, así que no temas en redirigirte a esos sitios de referencia para saber mucho más sobre este tema.