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Checa toda la data sobre el proceso de planeación

Concepto proceso de planeación

En la medida en que todas las personas que vivimos en este planeta lo hacemos insertas en una sociedad de consumo (en mayor o menor volumen, no podemos dejar de consumir elementos materiales) creemos que es necesario involucrarse con un tema que nos atañe, y que tiene que ver en cierta forma con la producción de bienes y servicios. Se trata del proceso de planeación en la industria: te contamos qué es, cómo se lleva a cabo y mucho más.

Tal como hacemos en nuestra web –que habla de procesos pertenecientes a diferentes rubros de actividad- describimos los pasos necesarios para concretar este procedimiento específico, cuáles son sus características esenciales y de qué manera se puede ver plasmado en una realidad concreta. La información que ofrecemos (como seguramente habrás podido comprobar) es de procedencia segura y se encuentra totalmente actualizada.

No tengas ninguna duda en que te encuentras en el mejor sitio para asesorarte e informarte como te lo mereces. Y ahora sí, habiendo finalizado esta breve introducción, adentrémonos de lleno en el mundo del proceso de planeación.

¿Qué es un proceso de planeación?

Ya es costumbre para nosotros iniciar la primera sección de nuestros artículos dando una definición concreta y con carácter técnico del proceso que nos ocupa en cada caso.  Aquí, de acuerdo con expertos, el proceso de planeación se encuentra representado por un haz de estrategias y actividades de carácter estimativo, que se prevén con el fin de alcanzar una meta concreta. Entonces, nos hallamos delante de una previsión a futuro que implica definir, en el momento presente, un plan a seguir para llegar a ciertos resultados más adelante.

Una gran cantidad de individuos piensa que planificar no sirve de nada, porque muchas veces el contexto, las circunstancias personales o ciertas decisiones repentinas hacen que tales actividades jamás se lleguen a realizar. Es verdad que en numerosas ocasiones dedicamos un gran tiempo a hacer planes pero después nos quedamos allí, sin pasar a la acción concreta; no obstante, improvisar siempre también lleva a cometer equivocaciones y omisiones con un gran coste.

La mayoría de las empresas definen un plan a seguir como una forma de trazar un mapa de acción que les permita detectar cuál es el camino más corto (en términos de tiempo, dinero, esfuerzo, etc.) para llegar a la rentabilidad que desean. Sin embargo, ese sendero puede ir cambiando con el tiempo; la clave está en desplegar un proceso de planeación flexible, que sea lo suficientemente “elástico” como para poder adaptarse a distintos contratiempos que pudieran presentarse, e incluso, tolerar cambios y mejoras que se nos ocurran más adelante.

No obstante, es fundamental delimitar el proceso de planeación manteniendo un punto de vista realista de acuerdo con los plazos de tiempo y los recursos tanto materiales como humanos y de infraestructura con que se cuente en ese momento. Una visión demasiado laxa de estos aspectos es lo que provoca, muy a menudo, que los planes queden solo en el papel y nunca sean ejecutados tal como se planteó en un principio.

Llegados a este punto, creemos que puede ser útil listar algunos principios básicos que rigen (o que deben regir) cualquier proceso de planeación:

  • Para comenzar con este procedimiento, la empresa debe haber detectado un problema, demanda o necesidad.
  • Tales procesos siempre apuntan a cumplir objetivos muy concretos.
  • Se deben tener en cuenta los recursos actuales desde una perspectiva realista.
  • Las estimaciones a futuro siempre tienen un cierto nivel de incertidumbre; es parte de su naturaleza.
  • La planeación también representa un medio de comunicación para el personal, y por eso tiene que tener parámetros muy claros, entendibles y concisos.
  • Normalmente las tareas y acciones se encuentran interrelacionadas; se prevé la finalización de unas para el buen comienzo de las otras. Así es como se puede definir una ruta de trabajo que represente un camino de hitos estratégicamente distribuidos.
  • La gestión del riesgo es parte esencial del proceso de planeación.
  • Este modo de hacer las cosas implica mucho trabajo en equipo.

Ahora que ya sabes en qué consiste un proceso de planeación y cuál es la importancia que reviste al interior de una organización, ya estás preparado para pasar al siguiente apartado: una clasificación de sus distintos tipos.

Fases del proceso de planeación
Etapas del proceso de planeación

Tipos de proceso de planeación

Sin lugar a dudas, no hay una sola manera de hacer las cosas y en este sentido, existen diferentes formas de planificar el trabajo. Algunos métodos se adaptan más a ciertos fines o tareas que a otros, por eso es importante tomarse el tiempo de buscar la técnica más adecuada según el caso.

  • Técnica Scrum: se trata de una metodología muy ágil que tiene lugar para inconvenientes de último momento, cambios improvisados y otras incertidumbres que pueden hacernos desviar de la meta principal. Su propuesta flexible resulta ideal para hacerle frente a los imprevistos y consiste, básicamente, en dividir un proyecto por bloques que se van revisando uno por uno en un corto plazo (normalmente, por semana). Así, se pueden tomar decisiones a medida que se va ejecutando la planificación.
  • Técnica PERT: hace alusión a una sigla en inglés, que significa “Project Evaluation and Review Techniques” (Técnicas de Evaluación de Proyecto y Revisión”). Suele usarse en ámbitos industriales donde hay mucho riesgo en el proceso productivo. Esta corriente resulta particularmente útil frente a los denominados “cuellos de botella”, que son aquellas fases en las cuales el trabajo tiene riesgo de estancarse por la falta de un determinado elemento. Es fundamental prever tales vacíos como un evento esperable en la planificación.
  • Técnica CPM: esta herramienta también proviene del idioma inglés y quiere decir “Método del Camino Crítico”, que analiza la mejor vía posible para llegar a una meta y brinda estimaciones de riesgo para poder prevenirlos. Por “camino crítico” entendemos el grupo de tareas principales que van a determinar la duración del proyecto como un todo. Su vinculación o –de hecho- solamente su lapso de ejecución, dictaminan qué tiempo se requiere como mínimo para terminar un proyecto dado. Por eso resulta fundamental prestar mucha atención al momento de planificar, como así también procurar automatizar ciertos procesos para ganar tiempo.
  • Técnicas combinadas: hoy en día se prefiere la amalgama de las técnicas más ágiles con aquellas que se centran más en el riesgo y tienen carácter predictivo.

Además de que todo proceso de planeación admite –al menos- el uso de 1 de estas técnicas, es importante tener en cuenta que la técnica prevé una serie de fases que deben ser cumplimentadas en estricto orden para poder llegar a las metas empresariales. Abordamos este tópico en la siguiente sección.

Fases del proceso de planeación

Tal como siempre hemos sostenido en nuestros artículos, es fundamental respetar una serie ordenada de pasos si se quiere alcanzar un objetivo; y esta es básicamente la definición de cualquier proceso. En el presente apartado establecemos las etapas propias del proceso de planeación:

Planificación estratégica

Es aquella que considera la meta primordial y despliega una planificación de actividades en el largo plazo. Normalmente tiene 2 años de duración, aunque en la actualidad se ha detectado una tendencia a reducir tal lapso de tiempo. En otras palabras, la planificación estratégica dibuja la visión empresarial a futuro. La compañía se pregunta dónde desea estar dentro de unos pocos años.

Planificación táctica

Está centrada en la provisión, administración y consumo de aquellos recursos (de todo tipo) que se necesitan para implementar cualquier estrategia productiva ya definida. Gracias a la planificación táctica puede obtenerse una estimación del consumo de tales recursos y su aplicación. Normalmente, esta fase de la planeación se prevé para 1-2 años como máximo.

Usos del proceso de planeación
Proceso de planeación de la empresa

Planificación operativa

Representa la etapa de asignación de los recursos previstos al grupo de trabajo; además, se establecen los sistemas de medición adecuados para controlar cada meta planteada y se definen sub-actividades o pequeñas acciones relacionadas que son necesarias para cumplir con las tareas mayores.

En esta fase la empresa se encuentra apta para elaborar un presupuesto acorde a los alcances que se pretende tenga el proyecto presente. Aprovechamos para aclarar que las 3 fases que hemos mencionado deben ser llevadas a cabo en el orden expuesto; la falta de un eslabón haría caer toda la cadena. No es posible saltarse etapas, como así tampoco modificar su distribución. Solo la aplicación ordenada del proceso puede conducir al éxito (la consecución de los objetivos planteados a nivel macro).

Pues bien, ya es momento de dar cierre a nuestro artículo. En este post acabamos de pasar revista al concepto de “proceso de planeación”, explicamos sus principales características, los tipos posibles de aplicación de esta técnica y las diversas etapas que la componen. Hemos intentado ser claros en nuestra exposición, pero si tienes dudas, puedes dejarnos tu pregunta en la caja de comentarios de abajo.

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