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¿En qué consiste el mapa de procesos? Entérate aquí

Concepto de mapa de procesos

Si dentro de una fábrica te sientes como pez en el agua, si lo tuyo son las oficinas y las empresas… Entonces, no puedes dejar de checar este post. Hablamos de un tema que merece tu atención y que está muy en boga (por eso hemos decidido abordarlo en nuestra web). Se trata del mapa de procesos: ¿qué importancia tiene para la producción en una empresa, por qué se usa, a qué apunta? Respondemos estos y muchos más interrogantes.

Siempre que estés buscando asesoramiento de calidad sobre un proceso cualquiera o algo relacionado con este tópico, no dudes en recurrir a nuestra página web. Somos un grupo de profesionales especializados en procesos en general, que recurre a fuentes específicas y datos actualizados para traerte data fresca, esa que estás buscando.

No lo dudes más: no te muevas de la pantalla y quédate leyendo. Te contamos todo lo que necesitas saber acerca del mapa de procesos, sus características esenciales y el rol que juega para las entidades comerciales y de otros tipos. Contamos con el aval de administradores de empresas, técnicos especialistas, docentes y muchas más personas que trabajan para traerte la data que mereces.

Mapa de procesos: qué es

En nuestros posts nos gusta comenzar la exposición con una delimitación conceptual del tema que estamos tratando. Entonces, lo primero que debemos hacer es responder a la pregunta: “¿en qué consiste un mapa de procesos?” Veamos una definición técnica pero sencilla de esta expresión.

Dicho en palabras simples, se trata de un diagrama de valor que muestra interrelacionados, bajo la forma de una especie de “inventario gráfico”, aquellos procesos que son propios de una empresa. Se trata de un recurso bastante utilizado para mostrar cómo se vinculan entre sí cada uno de los procesos que tienen lugar al interior de una organización. Gracias a esta técnica, pueden observarse los fenómenos o la situación determinada de una compañía desde un punto de vista holístico y global.

Expresado en otros términos, representa un recurso que se usa para mostrar en forma visual todos aquellos pasos que se han seguido y las decisiones que se han tomado para llevar a cabo un proceso en particular. También llamado “diagrama de flujo”, muestra justamente el flujo (el devenir) de la materia y la información, como así también de las tareas que se relacionan con cada proceso y sus vínculos fundamentales.

¿Cuáles son las ventajas de recurrir a este método? De manera general, podemos decir que colabora en la organización de cualquier proceso y permite que tal información permanezca visible para todos los miembros de la entidad. Al dar vida a esta herramienta, estás elaborando un buen ejemplo visual del procedimiento seguido por la compañía y así obtienes un panorama preciso de los puntos que puedes mejorar.

Llegados a este punto, hagamos un poco de historia. Aunque no lo creas, el mapa de procesos tiene casi 100 años: fue usado por primera vez a comienzos de los años ’20 por un experto de la Sociedad Norteamericana de Ingenieros Mecánicos, en Estados Unidos. Por supuesto que a través del tiempo ha sido modificado y adaptado a los requerimientos de la economía y de las distintas organizaciones, pero lo cierto es que nunca se ha dejado de utilizar.

Cada proceso es distribuido, como un eslabón, formando parte de una cadena de valor. El mapa de procesos tiene el poder de relacionar los objetivos de la entidad con aquellos procedimientos que los hacen posibles, de manera que también funciona como una herramienta formativa para el personal. Sin lugar a dudas, es una técnica que aporta varios beneficios en una sola propuesta.

Muy probablemente en algún momento de tu vida hayas visto un organigrama de este estilo, aunque quizás no lo conocías por su nombre específico. Ahora que tienes presentes en la mente las cualidades esenciales de un mapa de procesos, te invitamos a pasar a la próxima sección para descubrir de qué partes se encuentra formado. Desglosamos sus distintas características para que el tema te quede mucho más claro.

Partes del mapa de procesos
Cómo hacer un mapa de procesos

Partes del mapa de procesos

Cualquier mapa de procesos se encuentra formado por una serie de elementos clave cuyas características enunciamos a continuación. No podríamos hablar de este tipo de gráfico si no pudiéramos describir, específicamente, sus componentes esenciales, aquellos que lo distinguen de otro tipo de propuestas.

  • Procesos esenciales: son todos los que están directamente relacionados con los productos elaborados o servicios prestados; en calidad de tales, mantienen una orientación hacia los consumidores o usuarios. Se centran en brindar valor y sus efectos son notados directamente por los clientes. Generalmente, en su ejecución actúan distintos sectores funcionales de la empresa y por ello son procesos que consumen una significativa cantidad de recursos.
  • Procesos estratégicos: se trata de procedimientos dictaminados por los altos mandos de la compañía, dirigidos a definir las operaciones del negocio y los métodos de creación de valor. Representan la base de la toma de decisiones ligadas a la planificación táctica y a la implementación de mejoras en la entidad. Por otra parte, los procesos estratégicos brindan lineamientos y definiciones a los otros procesos. Algunos ejemplos sencillos son el sistema interno de comunicación, el servicio al cliente, las estrategias de marketing, el diseño en distintos sentidos, etc.
  • Procesos de soporte: tal como su nombre lo indica, funcionan de sostén para los procesos esenciales y estratégicos. De hecho, en muchas ocasiones resultan determinantes para alcanzar las metas dirigidas a satisfacer las demandas y deseos de los consumidores. Como ejemplos, podemos mencionar las compras, el sistema informático, las auditorías, las instancias de capacitación.

Ya que acabas de conocer los componentes básicos de un mapa de procesos, te invitamos a pasar a la siguiente sección para aprender cómo crear tu propio organigrama. De nada serviría tanta teoría si no pudiéramos darte herramientas concretas para solucionar las necesidades que estás teniendo en tu trabajo o en tus estudios.

Cómo crear un mapa de procesos

¿Creías que simplemente íbamos a quedarnos en la comodidad de la teoría? Nada de eso: queremos que aprendas a implementar tu propio mapa de procesos en caso de que lo necesites. Así, a continuación veremos paso por paso todo lo que tienes que hacer para lograrlo.

  1. Detectar el problema: lo primero que debes hacer es identificar el proceso a hacer visible mediante un gráfico.
  2. Hacer una lista de ideas sueltas: como estamos en los primeros estadios de la planificación, el mapa de procesos no va a quedar perfecto a la primera. Te proponemos comenzar con un borrador, una “lluvia de ideas” o lista desordenada de las tareas que se van a ver involucradas. Tienes que anotar también quién hace cada tarea y en qué momento.
  3. Colocar límites al mapa: tienes que establecer puntos de inicio y cierre del proceso.
  4. Ordenar los pasos a seguir: ahora estás listo para organizar las ideas en un flujo de trabajo ordenado.
  5. Crear símbolos para el mapa: cada forma geométrica puede estar indicando una relación o acción diferente. Por ejemplo, los óvalos pueden representar el comienzo o el término de un proceso y los rectángulos, cada una de las actividades a llevar a cabo. Por otra parte, no debes olvidar unir las partes con flechas a la derecha, a la izquierda o en retroalimentación (esto depende de las relaciones que necesites expresar).
  6. Confeccionar un borrador y ponerlo a prueba: como ya tienes todos los datos necesarios para crear el mapa de procesos, haz un primer borrador y enséñaselo a los otros miembros de la organización para ver si lo entienden y les parece “informativo”.
  7. Añadir otras informaciones: se trata de incluir datos extra que puedan ser útiles para comprender el esquema, como un título o la fecha.

Por supuesto, si bien siempre es importante comenzar por lo más simple (con un lápiz y un papel) puedes recurrir a diversas aplicaciones y programas que te ayudarán a crear un mapa de procesos de una manera práctica, rápida y con un resultado final muy prolijo. A continuación te dejamos algunas opciones para que las estudies y elijas la que más te guste, usándolas desde una tablet, computadora personal o teléfono móvil:

Etapas del mapa de procesos
Ejemplo de mapa de procesos

Todas son totalmente gratuitas y han sido revisadas por nuestro equipo de expertos; así que quédate tranquilo, pues ninguna contiene virus, descargas escondidas ni nada por el estilo. Apuntamos a brindarte recursos de alta calidad para que puedas asesorarte y resolver problemas prácticos de forma sencilla.

Pues bien, hemos llegado al final de esta publicación. Ya sabes en qué consiste -técnicamente hablando- un mapa de procesos, cuáles son sus componentes más importantes y de qué forma puedes diseñarlo desde tu propia PC o cualquier otro dispositivo habitual. Esperamos que nuestro post haya satisfecho tus necesidades de información; sin embargo, si deseas hacer una nueva consulta, puedes plantear tus dudas en el espacio que se encuentra habilitado aquí debajo.

Nos despedimos hasta el próximo artículo. No dejes de valorar este informe si te ha sido de utilidad y de compartirlo en Facebook o Twitter.