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Conoce a fondo el proceso administrativo: etapas, fases, qué es

Qué es el proceso administrativo

Muy probablemente a nivel intuitivo sepas de qué hablamos cuando decimos “proceso”: se trata de un conjunto de etapas que se tienen que llevar a cabo de manera ordenada para poder arribar a un determinado resultado. Esto significa que las fases no se pueden omitir ni alterar, ya que el cierre de cada una hace posible el comienzo de la siguiente y así en forma sucesiva. Pues bien, en este caso en particular hablaremos del proceso administrativo: en qué consiste, cuáles son sus pasos esenciales y más.

Creemos que resulta esencial definir este fenómeno en la medida en que todas las personas, interna o externamente, participamos de él. En nuestra calidad de consumidores, mantenemos relaciones comerciales con marcas (compramos sus productos y servicios) y además, mucha gente forma parte esencial de distintas empresas al trabajar en ellas. Operarios, gerentes, administrativos, socios… existen diversos roles que se pueden jugar y que es necesario conocer.

Así que te invitamos a sumergirte en la lectura de este post para descubrir las especificidades inherentes al proceso administrativo. Ponemos a tu disposición información verificada por nuestros mejores expertos, como así también, enlaces confiables a sitios web seguros para que sigas investigando el tema por ti mismo. Nuestra principal meta es que consigas actualizarte y asesorarte sobre este tema con absoluta confianza.

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Etapas del proceso administrativo

Tal como sugerimos al inicio de esta publicación, todo proceso consta de una serie de fases específicas que, al seguirlas, permiten la consecución de un objetivo determinado. Pues bien, en el presente apartado veremos cuáles son cada una de las etapas propias del proceso administrativo. Las mencionamos en orden y las explicamos en detalle.

Creemos que resulta fundamental conocerlas, sobre todo si te desempeñas en una fábrica u organización comercial de cualquier rubro. Por otra parte, si deseas fundar una empresa o marca propia, deberías tenerlas en cuenta para poder seguirlas y así asegurarte de cumplir tus objetivos económicos en el corto y largo plazo.

Por supuesto, el hecho de aplicar a conciencia el proceso administrativo y revisar el cumplimiento de cada una de sus etapas, no garantiza por sí mismo el éxito. No obstante, se trata de un componente fundamental de cualquier marca seria, que quiera ser ordenada

Planificación

Se trata de revisar el estado general de la organización por medio de un diagnóstico, que pueda decirnos en qué lugar nos encontramos. La planificación implica describir aquellos recursos con los cuales se cuenta y, uniendo la situación actual con las herramientas disponibles, se deben establecer metas que sean realistas y alcanzables.

La planificación consiste en trazar un mapa –por así decirlo- hecho de distintos caminos de acción que llevan hasta la consecución de los objetivos. Esto se hace posible gracias a diversas estrategias y técnicas específicas que permiten la coordinación de determinadas tareas y su cumplimiento en los tiempos que sean precisos.

Algunas de las tareas concretas de esta etapa son la investigación del escenario socioeconómico en el cual se desempeña la empresa, la planificación de estrategias, el diseño de políticas comerciales, el establecimiento de acciones a concretar en el corto, mediano y largo plazo, etc.

Organización

Normalmente, esta fase del proceso administrativo es responsabilidad de los altos mandos de la compañía. Apunta a disponer los andamios que sostienen la estructura de una empresa: la definición de actividades a desplegar, el reparto de las distintas responsabilidades, la asignación de recursos (de diversa naturaleza) y la coordinación general de todos los elementos para alcanzar los objetivos planteados en la primera etapa.

Entre otras cosas, la organización prevé la asignación de cargos, la definición de conductas que deben mantener todos los miembros que trabajan en la organización, el establecimiento de normas de convivencia, la delimitación del protocolo de actuación ante eventos problemáticos. En esta fase se ponen a disposición y se acomodan todos los recursos a ser utilizados, tanto humanos como de capital y materiales.

Dirección

En cualquier entidad –no importa su naturaleza- hay un recurso humano: las personas, cuyo trabajo tiene que integrarse y armonizarse para apuntar en conjunto a las mismas metas. Tal propósito también se encuentra a cargo de la gerencia, y se plasma en la etapa de dirección.

En este estadio se da ejecución concreta a los planes trazados, se realizan supervisiones generales de las metas planteadas y también –algo muy importante- se estimula la comunicación entre los miembros de la compañía para que trabajen en forma coordinada. Aquí, además, resulta esencial hacer hincapié en la buena actitud del personal, que tiene que ser motivado con diversas estrategias para brindar su máximo potencial.

Control

Para este momento, ya han sido definidas las metas; se ha trazado un curso de acción y a partir del mapa elaborado, se han llevado a cabo algunas modificaciones estructurales que permitan desplegarlo; también se ha capacitado al personal y han sido contratados nuevos trabajadores en los sectores necesarios. Entonces, lo que resta es controlar que todo el proceso administrativo funcione según lo esperado.

Fases del proceso administrativo
Etapas del proceso administrativo

Específicamente, en este último estadio toca evaluar el nivel de desarrollo general alcanzado por la organización. De presentarse modificaciones sustanciales, los directivos de la compañía deberán concretar acciones dirigidas a corregir el camino, lo que implicará, en muchos casos, implementar vías alternativas de trabajo.

Acabamos de ver las 4 etapas básicas de cualquier proceso administrativo. Llegados a este punto, nos parece importante señalar que cada una de las fases cumple un rol fundamental, y que la falla en alguna de ellas sería “arrastrada” al resto de la cadena e influenciaría negativamente en todo el desempeño de la empresa. Por eso es necesario poner cuidado en la ejecución prolija de cada fase sucesivamente, para garantizar un desarrollo libre de errores, en la medida de lo posible.

Fases del proceso administrativo

Tal como explicamos en el apartado anterior, el proceso administrativo comprende un conjunto de acciones o tareas que van fluyendo armónicamente para llegar a un fin determinado. Tales actividades pueden dividirse, esencialmente, en 2 grandes etapas que veremos a continuación. Se denominan “etapa mecánica” y “etapa dinámica”: ¿quieres saber cuáles son las especificidades de cada una y en qué se diferencian? Entonces continúa leyendo.

Etapa mecánica

Esta es la primera gran fase de todo proceso administrativo y, a su vez, involucra 2 fases menores que son la planificación y la organización, respectivamente.

Con “mecánica” hacemos referencia a una etapa que contiene tareas que están bastante estandarizadas; esto es, que siempre se llevan a cabo de la misma forma y ya presentan un perfil determinado que no brinda demasiado lugar a la variación. Supone menos responsabilidad (o mejor dicho, esfuerzo) por parte de sus ejecutantes, porque como ya explicamos, las actividades son sumamente predecibles. En fin, veamos las particularidades de cada una de estas fases:

  • Planificación: aquí lo esencial es el establecimiento de objetivos a diferentes plazos (inmediato, corto, mediano, largo). Además, se identifican las estrategias más adecuadas para llegar a tales metas y se elabora un plan de acción que incluye las tareas a desplegar, los recursos de todo tipo requeridos y las habilidades de las personas que resulten más aptas para llevar a cabo cada tarea. Aclaramos que la planificación se encuentra a cargo de los altos mandos de la compañía, ya que se relaciona directamente con la visión y misión empresariales.
  • Organización: esta fase permite trazar los detalles planificados al interior del proceso administrativo. Gracias a la organización es posible estructurar correctamente cada tarea, distribuir de la manera más provechosa los recursos necesarios y escoger los perfiles laborales (a las personas) que posean las competencias básicas para desplegar las tareas asignadas. En este punto, concretamente, se busca coordinar aquello que se planeó en la etapa previa, organizando adecuadamente todos los recursos humanos y materiales. Así, el presente estadio resulta fundamental para direccionar todos los esfuerzos de la compañía hacia la consecución de objetivos concretos y específicos. Claro está: no serviría de nada postular metas si luego el equipo de trabajo no puede orientar sus esfuerzos a alcanzarlas.

Etapa dinámica

Nos encontramos delante del segundo gran periodo del proceso administrativo que aparece luego de la denominada “etapa mecánica”. En este caso, la etapa dinámica comprende otras 2 fases en su interior, que son la dirección y el control.

Hacemos referencia a este paso como “dinámico” porque implica una actitud activa por parte de sus responsables, un ir y venir de permanente supervisión que no puede ser dejado al azar como así tampoco, automatizado. Estas tareas se llevan a cabo de manera personal y pueden implicar distintos resultados (conclusiones) cada vez, dependiendo de la calidad de los procesos que hayan sido llevados a cabo. Pero ahora repasemos en qué consiste cada una de las fases propias de la etapa dinámica:

  • Dirección: la figura estrella de esta fase es el gerente, que tiene que motivar a los empleados, comunicarles y supervisar aquellas tareas que fueron planificadas y luego coordinadas. Quien ejerza este cargo debe tener el suficiente poder de decisión unido a una gran inteligencia interpersonal para poder “orquestar” el trabajo de todos los miembros de la entidad. Necesariamente, esta persona deberá relacionarse de forma eficiente con cada uno de los integrantes de la compañía y transmitirles claramente los objetivos que deben perseguir. No siempre los jefes consiguen ser verdaderos líderes, aquellas personas que saben dirigir el trabajo de cada uno de manera positiva, capacitando y motivando a los empleados para que den lo mejor de sí.
  • Control: en esta etapa del proceso administrativo se apunta a medir aquellos resultados obtenidos para optimizar los aspectos que sean necesarios, corregir las desviaciones y profundizar las ventajas adquiridas, de manera de sacar el máximo provecho posible del trabajo realizado en términos de aprendizaje. Una vez finalizado el ciclo productivo, se podrá dar lugar a una planificación mucho más eficiente y ordenada que la anterior. Ya se conocen los defectos y fallos que se han producido, como así también los aciertos alcanzados por la compañía. Ahora es momento de dar cierre al proceso administrativo que culmina e iniciar otro más acorde a los objetivos empresariales.

Queremos aclarar que las dos etapas se complementan y que juntas representan el ciclo económico de cualquier empresa. El proceso administrativo vuelve a comenzar y termina cuando un proyecto propuesto inicia, se lleva a cabo paso por paso y luego finaliza. Como hemos explicado antes, los pasos de un proceso no se pueden saltar y su orden no puede ser alterado si se desea llegar a ciertas metas.

Ahora que conoces las fases y etapas que caracterizan al proceso administrativo en sí mismo, te invitamos a pasar a la siguiente sección para descubrir cómo se define desde una perspectiva más técnica. Queremos que tengas una descripción acotada y concreta de esta expresión, para que sepas en qué se diferencia de otros tipos de procesos, cuáles son sus especificidades y por qué es tan importante llevarlo a cabo al interior de una empresa dada.

¿Qué es el proceso administrativo?

Nos gustan las cosas simples y por eso en esta sección queremos brindarte una definición sencilla del término “proceso administrativo”. Se trata de una serie de pasos que se siguen para dar respuesta a un problema relacionado con la administración empresarial. Para que cualquier proceso al interior de la organización se lleve a cabo de la manera adecuada, tienen que respetarse los objetivos, las estrategias y los protocolos de actuación (políticas) de la organización; y por otra parte, deben plantearse metas claras que todo el personal sepa identificar y así colabore en su concreción.

Tal vez no lo conocías por este nombre, pero es bastante probable que te suene conocido, al menos desde un punto de vista intuitivo. El proceso administrativo está formado por un haz de funciones administrativas (valga la redundancia) cuyo fin es el máximo aprovechamiento posible de cada uno de los recursos con los que cuenta una empresa. Se espera que, a través de la aplicación de tal estrategia, puedan ser aplicados correctamente todos los insumos (materiales, humanos, temporales, de capital, tecnológicos, conocimientos, etc.) de la forma más rápida y provechosa posible. Podríamos afirmar, de hecho, que este proceso es responsable en buena parte de la eficaz gestión empresarial.

Por supuesto, a pesar de que la planificación es fundamental, siempre debe haber un margen de flexibilidad suficiente como para tomar decisiones sobre la marcha, que pueden llegar a ser necesarias cuando se presentan situaciones extraordinarias o imprevistos. El proceso administrativo es una especie de “carta de navegación” que permite al barco de la empresa tomar el rumbo más adecuado para evitar los escollos y el naufragio. No obstante, el escenario puede ir cambiando a medida que se avanza por la ruta y entonces hace falta corregir desviaciones o implementar mejoras.

En este sentido, es importante hacer notar que en numerosas ocasiones, los responsables de dirigir el rumbo de la compañía van tomando decisiones en el momento y dan respuesta a las situaciones que se presentan sin guiarse por un plan previo específico. A veces tal fenómeno se da porque los objetivos perseguidos están “escondidos”, implícitos: no se han enunciado concretamente.

Sin embargo, resulta esencial sistematizar el proceso administrativo y explicitar cada una de sus partes para que todos los miembros de la organización tengan en claro qué hay que hacer. Todo el personal tiene que saber hacia dónde se dirige la empresa y de esta manera será capaz de aportar sus mejores esfuerzos para conseguir las metas trazadas en el plan de acción.

¿Un hito importante a tener en cuenta? Existe una estrecha relación entre los operarios, empleados o personas que trabajan directamente en los diversos procesos productivos de una compañía, y aquellos sujetos que se desempeñan en el área de la administración. Es fundamental que ambos sectores se complementen y aúnen esfuerzos para que funcione correctamente la compañía y pueda alcanzar aquellos objetivos trazados en su plan comercial.

En muchas ocasiones, el proceso administrativo se vuelve deficiente porque alguno de los eslabones de la cadena interrumpe el flujo de colaboración con sus vecinos. Si no llevan a cabo sus tareas de forma armónica e integrada las diversas áreas de la organización, es muy probable que se presenten fallos, errores, demoras y hasta pérdidas de dinero en uno o más tramos productivos. Lamentablemente esta situación se presenta en las empresas con más frecuencia de la que resulta deseable.

La suerte de una compañía no debe ser determinada por el administrador de turno, sino que su crecimiento a corto y largo plazo tiene que ser previsto en un plan formado de fases específicos. Tiene que haber coherencia entre lo planificado y las metas a alcanzar, y esto solo se consigue mediante un proceso administrativo bien enfocado.

Funciones proceso administrativo
¿Para qué sirve el proceso administrativo?

Todo plan administrativo tiene que incluir, desde un punto de vista objetivo, las distintas actividades a llevar a cabo en el presente y el futuro. Resulta esencial, entonces, hacer una visualización previa de todos los aspectos a considerar y contemplar el estado de cosas de una manera holística, integrativa o abarcadora. No debemos olvidar que la producción es un proceso completo que consta de una serie de eslabones encadenados, como si se tratase de las cuentas de un collar. Si el hilo se rompe en algún punto, todas las cuentas terminan cayendo al suelo. La estabilidad del ciclo debe ser garantizada por cada uno de sus elementos.

Por otra parte, cabe destacar que el proceso que nos ocupa no debería ser nunca interrumpido, sino presentarse en un flujo continuo que comienza y termina una y otra vez, a la manera de un círculo. Cuando el proceso administrativo ha cumplido las 4 etapas o fases que le son propias (las cuales hemos descrito más arriba) tiene que volver a empezar. De ninguna manera una empresa puede quedarse sin planeación, porque esto equivaldría a no saber adónde ir y por tanto, no saber cómo aplicar los recursos disponibles. En última instancia, esto lleva al fracaso comercial.

En fin, acabas de conocer las diversas fases, etapas y definición clásica del concepto de “proceso administrativo”. ¿Quieres saber más sobre el mismo? Te invitamos a clickear sobre el siguiente enlace para acceder a bibliografía de consulta revisada por nuestro equipo de expertos. De cualquier manera, si te ha quedado alguna duda específica, puedes consignar tu comentario en la caja que se encuentra justo aquí debajo. Estaremos encantados de ayudarte siempre que lo necesites.

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